Wenn ich Führungskräften erzähle, dass ich als Regionalleiter im Zoofachhandel mehrere Filialen betreue, kommt oft dieselbe Frage: „Wie viele Meetings hast du pro Woche?“
Die Antwort überrascht meistens: So wenige wie möglich.
Das ist kein Zufall. Es ist ein System. Und ich möchte dir heute zeigen, wie es funktioniert — weil ich überzeugt bin, dass viele Führungskräfte zu viel Zeit in Meetings verbringen und zu wenig Zeit mit dem, was wirklich zählt: echte Präsenz, klare Kommunikation und der Blick auf die Zahlen.
Das Fundament: Alles wird dokumentiert
Bevor ich über Besuche und Telefonate spreche, kommt das Wichtigste: Ich schreibe alles auf.
Jeder Filialbesuch. Jedes Telefonat. Jede Auffälligkeit, jede Vereinbarung, jede offene Frage. Ich nutze dafür ein digitales Notizbuch — strukturiert nach Filiale, mit Datum und Kontext. So weiß ich vor jedem Kontakt genau, was beim letzten Mal besprochen wurde, was noch offen ist und wo ich nachhaken muss.
Das klingt selbstverständlich. Ist es aber nicht. Viele Regionalleiter verlassen sich auf ihr Gedächtnis — und verlieren dabei den Überblick. Wer zehn Filialen betreut, kann sich nicht an jedes Detail erinnern. Wer es trotzdem versucht, macht Fehler. Oder wirkt unpräpariert. Beides untergräbt Vertrauen.
Mein Notizbuch ist mein wichtigstes Führungsinstrument. Kein Tool der Welt ersetzt es.
Kurze Telefonate statt langer Meetings
Einmal alle zwei Wochen besuche ich jede Filiale persönlich. Dazwischen? Kurze Telefonate — maximal fünf Minuten.
Fünf Minuten klingen wenig. Sie reichen fast immer.
„Wie läuft die Woche?“ „Was beschäftigt dich gerade?“ „Gibt es etwas, das ich wissen muss?“ Mehr braucht es oft nicht, um den Puls einer Filiale zu fühlen. Und wenn doch mehr gebraucht wird, merkt man das in diesen fünf Minuten — und kann gezielt reagieren.
Der entscheidende Unterschied zu einem Meeting: Ein Telefonat hat keinen Anfang, der sich zieht, keine Agenda, die aufgebläht wird, und kein Ende, das sich verzögert. Es ist direkt, persönlich und effizient. Für beide Seiten.
Der Filialbesuch: Kein Kontrollgang, sondern echte Präsenz
Alle zwei Wochen bin ich vor Ort — und ich nehme mir bewusst Zeit dafür.
Ein Filialbesuch beginnt für mich immer mit einem Ladenrundgang. Nicht um zu kontrollieren, sondern um zu sehen: Wie sieht es aus? Wie fühlt sich die Atmosphäre an? Sprechen die Mitarbeiter die Kunden an? Stimmt die Warenpräsentation?
Vieles, was in Zahlen nicht sichtbar ist, sieht man mit eigenen Augen sofort.
Danach gehen wir gemeinsam in die Kennzahlen. Umsatz, Warengruppen, Vergleich zur Vorperiode — immer mit Kontext. Nicht als Verhör, sondern als gemeinsame Analyse. Was läuft gut? Was fällt auf? Was können wir besser machen?
Und dann kommt etwas, das mir besonders wichtig ist: Ich stehe für alle Fragen zur Verfügung. Nicht nur für die Filialleitung — auch für das Team. Wer etwas auf dem Herzen hat, kann es ansprechen. Diese Offenheit ist kein Zeitverlust. Sie ist Investition in Vertrauen.
Auffälligkeiten gezielt kommunizieren — ohne Meeting
Einer der größten Hebel in meiner täglichen Arbeit ist dieser: Ich halte kein Meeting, wenn eine kurze Nachricht reicht.
Ein konkretes Beispiel aus meinem Alltag: Eine Filiale verliert in einer bestimmten Warengruppe Umsatz — während alle anderen Filialen in genau dieser Warengruppe zulegen. Das ist eine klare Auffälligkeit. Sie braucht Aufmerksamkeit.
Was ich tue: Ich schicke der Filialleitung die Zahlen — direkt, mit einem kurzen Kommentar. „Schau mal hier — fällt dir etwas auf?“ Oft reicht das. Die Führungskraft sieht das Problem, denkt nach, kommt auf mich zu. Wir klären es in einem kurzen Telefonat.
Kein Meeting angesetzt, keine Agenda verschickt, keine halbe Stunde Kalender blockiert. Problem erkannt, kommuniziert, gelöst.
Das funktioniert, weil meine Filialleitungen wissen: Wenn ich ihnen etwas schicke, ist es relevant. Ich schicke nicht alles — nur das, was wirklich zählt. Diese Selektivität ist entscheidend. Wer zu viel kommuniziert, wird ignoriert. Wer gezielt kommuniziert, wird gehört.
Was dieses System wirklich leistet
Ich spare keine Zeit durch dieses System — ich verteile sie anders. Weniger Zeit in Räumen mit Tagesordnungen. Mehr Zeit mit Menschen, mit Zahlen, mit echten Situationen.
Das hat einen weiteren Effekt, den ich oft unterschätzt habe: Meine Filialleitungen entwickeln sich schneller. Weil ich ihnen nicht alles abnehme. Weil ich Fragen stelle statt Antworten zu liefern. Weil ich präsent bin — aber nicht kontrollierend.
Führung auf Distanz bedeutet nicht, auf Abstand zu gehen. Es bedeutet, die richtigen Verbindungen zur richtigen Zeit herzustellen.
Was du daraus mitnehmen kannst
Du musst kein Regionalleiter mit zehn Filialen sein, um von diesem Ansatz zu profitieren. Ob du eine Abteilung leitest oder ein Team von fünf Personen — die Grundprinzipien bleiben dieselben:
Dokumentiere jeden relevanten Kontakt. Kommuniziere kurz und gezielt. Sei persönlich präsent, wenn es zählt. Und spare Meetings für die Situationen, in denen ein Meeting wirklich der richtige Rahmen ist — nicht für alles, was auch eine Nachricht erledigt.
Du möchtest wissen, wie du diese Prinzipien in deinem eigenen Führungsalltag umsetzen kannst? Ich begleite Führungskräfte dabei — in Seminaren, Webinaren und individuellen Coachings. Schreib mir einfach.